Kinh nghiệm Thiết kế thi công nội thất văn phòng từ A đến Z

Vai trò của đơn vị thiết kế quá trình thuê văn phòng

Trong hành trình tìm kiếm và lựa chọn thuê các sàn văn phòng, đối với những người lần đầu phụ trách hoặc chưa có một bản kế hoạch chi tiết, việc thiết kế nội thất văn phòng sẽ phát sinh sau khi thuê được không gian văn phòng.

Tại các tòa nhà văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, mặt bằng được bàn giao mà doanh nghiệp nhận được sẽ là mặt bằng thô và để sử dụng được, lúc này doanh nghiệp cần bài trí, sắp xếp và thiết kế không gian văn phòng trước khi có thể chính thức chuyển đến làm việc.

Các tòa nhà văn phòng, khi khách thuê sẽ nhận được sàn văn phòng sạch, lúc này doanh nghiệp cần setup văn phòng trước khi có thể sử dụng.

 

Với kinh nghiệm tư vấn và đồng hành cùng các doanh nghiệp trong quá trình thuê văn phòng. Ngay từ khi đi tìm mặt bằng thuê, các doanh nghiệp cũng nên tìm ngay cho mình 1 đơn vị thiết kế đồng hành. Bởi họ sẽ giúp cho các bạn những lời khuyên, những lời tư vấn bổ ích cho mặt bằng đó.

VD: Diện tích văn phòng cần thuê bao nhiêu là phù hợp vì việc bố trí văn phòng rất phụ thuộc vào mặt bằng cụ thể (hình dạng, hệ lưới cột, bố trí cửa đi, cửa sổ …)

Chưa hết, trong quá trình các bạn đàm phán hợp đồng với chủ nhà, cũng là thời gian để đơn vị thiết kế lên ý tưởng thiết kế cho các bạn, hỗ trợ thiết kế bản vẽ bố trí mặt bằng (bản vẽ 2D), để bạn có thể xem xét và cân nhắc trước khi chuyển tiền đặt cọc

Đơn vị thiết kế nội thất văn phòng có thể sẽ cung cấp mặt bằng bố trí văn phòng để bạn lựa chọn xem có phù hợp không trước khi tiến hành đặt cọc thuê.

Như vậy, bạn Nên lựa chọn sớm đối tác thiết kế nội thất văn phòng ngay trong giai đoạn đi tìm kiếm văn phòng để nhận được những tham vấn kịp thời.

Có cần thiết phải thuê đơn vị thiết kế văn phòng

Nhiều doanh nghiệp thường tiết kiệm chi phí setup văn phòng mới bằng cách bỏ chi phí thiết kế, nhất là những doanh nghiệp muốn tận dụng các đồ đạc nội thất từ văn phòng cũ cho văn phòng mới nhưng liệu đó có phải cách đúng để tối ưu chi phí cho doanh nghiệp?

Làm một phép tính nhỏ như sau: giá thuê các văn phòng hạng A tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh hiện tại giao động khoảng từ 25-40$ /m2. Nếu như các doanh nghiệp tự mình bố trí nội thất văn phòng mà không hợp lý, lãng phí khoảng 10 m2 cho giao thông đi lại nội bộ thì số tiền lãng phí hàng tháng, mỗi năm sẽ là một con số tương đối lớn. Lớn hơn rất nhiều chi phí thuê thiết kế ban đầu.

Thời gian làm việc trung bình của dân văn phòng trong 1 ngày khoảng từ 8 đến 8,6h nên để tận dụng hết công suất của nhân sự các doanh nghiệp cần chú ý đến không gian làm việc nhiều hơn. Sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp 1 phần cũng được đánh giá thông qua thiết kế.

Hơn tất cả đó là thông qua thiết kế doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được ngân sách đầu tư. Vậy chẳng có lý do gì để không tìm đến 1 công ty thiết kế nhỉ.

Lựa chọn nhà thầu thiết kế & thi công nội thất văn phòng riêng hay trọn gói

Khi chúng ta đã có phương án thuê thiết kế văn phòng, tuy nhiên thiết kế và thi công có thể thuê các nhà thầu khác nhau hoặc thuê một đơn vị làm trọn gói. “Liệu lựa chọn nhà thầu thi công từng phần chi phí có rẻ hơn không?” đây thường là những băn khoăn của các doanh nghiệp khi có ý định làm lại hoặc làm mới văn phòng.

Nếu bạn có đủ thời gian để lựa chọn, tham khảo các nhà thầu, có thể bạn sẽ lựa chọn được các đối tác thiết kế với giá rẻ nhất và thi công với giá rẻ nhất, và như thế cộng chi phí để hoàn thiện văn phòng sẽ có mức thấp hơn nhưng tổng chi phí thì có thể sẽ không .. Hãy cùng tính toán cẩn thận một chút về vấn đề này chúng ta sẽ có:

Giá thuê thiết kế văn phòng: Giá thuê thiết kế nội thất văn phòng thường có mức từ 150.000đ đến 180.000đ mỗi m2, tùy thuộc diện tích không gian văn phòng doanh nghiệp đang cần thuê thiết kế.

Nếu lựa chọn nhà thầu phụ trách cả thiết kế và thi công, có thể bạn sẽ đàm phán được các ưu đãi và hỗ trợ giá cho gói thiết kế nội thất.

Một sàn văn phòng đang trong quá trình thi công hoàn thiện

Thời gian thi công nếu thuê 2 đơn vị thiết kế và thi công riêng chắc chắn sẽ kéo dài hơn vì các nhà thầu riêng biệt sẽ mất thời gian để hiểu rõ ý tưởng thiết kế, chưa kể đến nếu thuê riêng từng nhà thầu thi công các hạng mục khác nhau sẽ rất khó cùng lúc hoàn thiện thi công các hạng mục, thay vì có thể làm nhiều hạng mục cùng lúc khi nào mọi việc sẽ phải “xếp hàng chờ”, chưa kể đến việc nhân viên giám sát chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý thi công đó cũng chính là lý do làm tăng chi phí.

Thông thường doanh nghiệp sẽ có thời gian chờ làm nội thất văn phòng là 30 ngày, việc kéo dài thời gian thi công nội thất sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê và tiến độ chuyển đến văn phòng mới và có thể làm phát sinh nhiều chi phí cho doanh nghiệp,.

Về nội thất (bàn ghế, tủ, kệ …) trong văn nếu bạn có đối tác thân thiết có thể tự mua sắm, hoặc có thể thông qua các đối tác của đơn vị thiết kế và thi công. Bạn nên đàm phán thêm về giá trước khi ký hợp đồng cung cấp vật tư.

Chi phí rủi ro cao do không lường hết được những vấn đề trong quá trình thi công. Một số cái thừa vẫn thừa, cái thiếu vẫn thiếu.

Ngoài ra khi chọn 1 nhà thầu trọn gói chắc chắn các doanh nghiệp sẽ có cảm giác yên tâm hơn trong quá trình bảo hành, ít nhất sẽ không bị các nhà thầu khác nhau đổ lỗi cho nhau khi gặp vấn đề trong quá trình doanh nghiệp đưa sản phẩm vào sử dụng, vận hành.

 

Rõ ràng là nếu thuê được đơn vị có thể trọn gói lo thiết kế, thi công và setup văn phòng, bạn sẽ bớt được phần việc phải quản lý rất nhiều. nếu đối tác thiết kế văn phòng của bạn có dịch vụ trọn gói: thiết kế, thi công, hãy ưu tiên chọn các đối tác này.

Các lưu ý để hoàn thành văn phòng “đúng tiến độ”

1. Có bản kế hoạch chi tiết

Bản kế hoạch cụ thể luôn là tiền đề đề các công việc tiếp theo được hoàn thành nhanh chóng và kiểm soát dễ dàng.

Nếu doanh nghiệp thuê mới văn phòng. xem ngay chia sẻ 20 công việc cần làm khi thuê văn phòng mới

Còn nếu doanh nghiệp chuyển từ văn phòng cũ sang địa chỉ mới. Bạn sẽ cần xem 9 bước lập kế hoạch chuyển văn phòng từ A đến Z để lên kế hoạch chi tiết.

2. Xây dựng ngân sách cụ thể

Sai lầm lớn nhất cho doanh nghiệp khi chuyển văn phòng hoặc thuê văn phòng mới là xây dựng 1 ngân sách chung chung, không cụ thể hóa từng hạng mục. Thực ra, chúng ta càng làm chi tiết thì càng tốt. Cụ thể từ những mục lớn đến những mục nhỏ, sau đó cân đối ngân sách giữa các mục đó.

 

Ví dụ: khi xây dựng ngân sách, ngoài việc lên ngân sách cho việc chi phí thuê văn phòng hay làm nội thất thì chúng ta cần có cả chi phí cho các công việc hành chính như làm lại thủ tục pháp lý, in ấn lại ấn phẩm, chi phí chuyển máy móc, thiết bị từ văn phòng cũ sang … và quan trọng nhất là đừng quên những chi phí phát sinh dự phòng cho những việc này.

3. Có đủ khoảng thời gian để chuẩn bị

“Thời gian là vàng” câu này càng đúng hơn đối với các doanh nghiệp trong thời đại này. Chính vì vậy trước khi doanh nghiệp chuẩn bị cho mình 1 ngôi nhà mới cũng cần chuẩn bị cho mình thời gian để làm việc này. Lời khuyên của chúng tôi là:

Càng có nhiều thời gian, bạn càng có nhiều cơ hội chọn lựa hơn

Thời điểm chuyển văn phòng cũng khá quan trọng. Các doanh nghiệp không nên chuyển văn phòng vào cuối năm, đó là mùa cao điểm của văn phòng.

Thời điểm chuyển văn phòng cũng khá quan trọng. Các doanh nghiệp không nên chuyển văn phòng vào cuối năm, đó là mùa cao điểm của văn phòng. Thời điểm này giá văn phòng có thể giảm nhưng giá thi công nội thất thường tăng hơn những thời điểm giữa năm từ 5-15%, chưa kể tâm lý nhân viên bị xáo trộn, ảnh hưởng đến công việc và mục tiêu hoàn thành cuối năm của doanh nghiệp.

Một số “lưu ý” cần nhớ trước khi nghiệm thu thiết kế văn phòng

Định hướng phong cách khi thiết kế thi công văn phòng làm việc

Trong quá trình thiết kế và thi công không gian văn phòng làm việc, sự mâu thuẫn trong phong cách của từng khu vực rất dễ xảy ra. Điều này có thể khiến hình ảnh doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Để hạn chế tình trạng này, trước khi thiết kế thi công văn phòng, chủ đầu tư cần xác định và định hướng phong cách chủ đạo một cách rõ ràng. Mọi công đoạn tiếp theo chỉ cần bám sát phong cách chủ đạo này sẽ giúp không gian văn phòng luôn đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán.

Tùy mô hình và yêu cầu teamwork/sáng tạo chung mà lựa chọn văn phòng thiết kế mở hay văn phòng phân khu chức năng riêng phù hợp.

Thiết kế thi công nội thất văn phòng nên phân chia không gian khoa học

Mỗi doanh nghiệp đều được tạo thành từ nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban này lại có tính chất công việc khác nhau và cần điều kiện làm việc khác nhau. Do đó, khi thiết kế văn phòng, doanh nghiệp cần chú ý phân chia vị trí từng không gian cho từng phòng ban một cách khoa học và phù hợp nhằm tạo môi trường chuyên nghiệp và thoải mái nhất cho mọi nhân sự.

Các khu vực làm việc cần được phân chia hợp lý, Luôn chú trọng công năng khi bố trí không gian trong quá trình thiết kế thi công nội thất văn phòng

Ngoài ra bạn cũng cần thẳng thắn trao đổi với đơn vị thiết kế về hướng phát triển, tầm nhìn doanh nghiệp trong 3-5 năm tới để tránh tối đa việc thay đổi cấu trúc hay nhân sự ảnh hưởng đến các thiết kế dẫn đến phải thuê mới văn phòng rất tốn kém.

Các mẫu văn phòng làm việc thiết kế đẹp